書類づくり・印刷

差し込み印刷（送付状・通知書）

Excelの一覧を文面に流し込み、人数分の送付状・通知書をまとめて印刷

0円登録不要

端末内ファイルは外に出ない

スマホ可現場で開ける

同じ文面で宛先だけ違う送付状・通知書・案内状を人数分つくって印刷する——Wordの差し込み印刷でもできますが、データソースの指定やフィールドの挿入が毎回面倒で、結局1枚ずつ名前を書き換えている方も多いはずです。このツールはExcelの一覧をコピーして貼り、文面に {{会社名}} {{氏名}} と書くだけで、相手ごとに置き換えたA4文書を人数分生成し、まとめて印刷・PDF保存します。

こんな人に向いています

自分の仕事に当てはまるか、まずここから。

書類を送るたびに送付状を作っている事務・営業の担当者

取引先への一斉通知や説明会の案内状を出す総務の担当者

請求書に添える送付状を月末にまとめて出したい経理の担当者

このツールでできること

画面にある機能を、できることの順に。

Excelの一覧を差し込み欄に見出し行つきの一覧をCtrl＋Vで貼るか「Excel／CSV ファイルを開く」と、列名がそのまま差し込み欄 {{列名}} になります。「1 差し込む一覧」のチップを押すとカーソル位置に挿入されます。

ひな形から文面を作る「2 文面」で送付状・お知らせ／通知・案内状（会合・説明会）・請求書送付・白紙のひな形を選び、日付・文書番号・宛名・差出人（右寄せ）・タイトル・本文・記書き・追記を書き換えます。書き換えた文面はひな形ごとに端末に記憶されます。

空欄に強い差し込み{{氏名|様}} のように「|」の後ろに書くと値があるときだけ「様」を付けます。差し込み欄だけの行は値が空なら行ごと消えるので、部署がない相手でも空行が残りません。

自動項目と整形{{今日}} {{今日和暦}} {{番号}}（通し番号）が使えます。拝啓〜敬具の位置は自動で整い、記書きが空なら「記」を出しません。

体裁の切り替え「3 体裁」で明朝／ゴシック、文字の大きさ（小・標準・大）、余白（狭い・標準・広い）、日付の形（令和・西暦・スラッシュ）、記書きの最後に「以上」、タイトルに下線、1枚に収まるよう文字を自動で小さく、を選べます。

相手を絞って印刷「4 印刷する相手」でチェックして印刷対象を絞り、‹ ›で1人ずつプレビュー。「全員分を印刷／PDF に保存」か「表示中の 1 枚だけ印刷」ができます。

使い方の流れ

手順は 4 つ。実際のボタン名・入力欄の名前で書いています。

差し込み印刷（送付状・通知書）

画面はイメージです。実際のボタン名で手順を再現しています

1
一覧を貼る宛先の一覧（会社名・部署・氏名・書類名など）をExcelで見出しごとコピーし、このページでCtrl＋V。ファイルなら「Excel／CSV ファイルを開く」、シートが複数なら「シートを選ぶ」。
2
ひな形を選んで書き換える「2 文面」でひな形を選び、本文を書き換えます。相手ごとに変えたい所は列名のチップを押して {{列名}} を入れます。差出人欄には会社名・部署・担当者・TELを入れます。
3
体裁を整える「3 体裁」で文字・大きさ・余白・日付の形を選びます。本文が長いときは「1 枚に収まるよう文字を自動で小さく」をオンにします。
4
確認して印刷右のプレビューを‹ ›で1人ずつ確認し、「全員分を印刷／PDF に保存」。PDFにすると全員分が1つのファイルになります。

こんな場面で効きます

場面 → 操作 → 手に入るもの。

場面月末に請求書を20社へ送る前の午後操作取引先の一覧を貼り、ひな形「請求書送付」を選んで {{会社名}} {{氏名|様}} を入れ、「全員分を印刷／PDF に保存」します。結果20社分の送付状が1回の印刷で出て、1枚ずつ宛名を書き換える作業がなくなります。

場面協力会社向けの安全大会の案内状を出すとき操作ひな形「案内状（会合・説明会）」で記書きに日時・場所・持ち物を1行1項目で入れ、日付の形を令和にして印刷します。結果記〜以上の形が整った案内状が人数分でき、PDFでメール添付もできます。

場面一覧の一部の相手にだけ通知を送り直すとき操作「4 印刷する相手」で「すべて外す」のあと該当の相手だけチェックし、「表示中の 1 枚だけ印刷」または絞り込んだ全員分を印刷します。結果必要な相手の分だけが印刷され、一覧を作り直す手間がありません。

コツ・注意点

使う前に知っておくと迷わないこと。

!一覧と文面はお使いの端末のブラウザにだけ保存され、サーバーには送信されません。登録不要で、電気設備の仕事に限らず事務・総務・営業の書類づくりに使えます。

!印刷がうまくいかないときは「このツールを新しいタブで開く」から開くと確実です。

!文書番号には「総発第{{番号}}号」のように通し番号を組み合わせられます。

!差し込み欄だけの行は値が空なら消えるので、部署のない個人宛てと会社宛てを同じ一覧に混ぜても体裁が崩れません。

よくある質問

Wordの差し込み印刷と何が違いますか: データソースの指定やフィールドの挿入をせず、Excelの一覧を貼って文面に {{列名}} を書くだけで同じことができます。ひな形も送付状・お知らせ・案内状・請求書送付が用意されています。
敬称や部署が無い相手はどうなりますか: {{氏名|様}} と書くと値があるときだけ「様」が付きます。差し込み欄だけの行は値が空なら行ごと消えるので、空行は残りません。
PDFで1人ずつ分けて保存できますか: 「全員分を印刷／PDF に保存」では全員分が1つのPDFになります。1人分だけ必要なときは、その相手を表示して「表示中の 1 枚だけ印刷」からPDFに保存してください。