Excel・PDF・ファイル

電帳法ファイル名＆索引簿メーカー

請求書 PDF を放り込むと日付_取引先_金額に一括リネームし索引簿も作る

0円登録不要

端末内ファイルは外に出ない

スマホ可現場で開ける

電子帳簿保存法では電子取引のデータを日付・金額・取引先で検索できるように保存する必要があり、ファイル名を「日付_取引先_金額」に統一するか索引簿を作るのが一般的です。しかし毎月届く請求書や領収書の PDF を1通ずつ開いて名前を打ち直すのは件数が増えるほど負担です。このツールは PDF をまとめて放り込むと文字情報から種類・日付・金額・取引先を読み取り、決めたルールで一括リネームし、索引簿の CSV も同時に作ります。

こんな人に向いています

自分の仕事に当てはまるか、まずここから。

毎月まとめて請求書・領収書の PDF を保存している経理・事務担当者

税理士から「ファイル名をそろえてほしい」と言われている小規模な工事会社の担当者

電帳法の検索要件に沿った運用をこれから始める総務担当者

このツールでできること

画面にある機能を、できることの順に。

PDF の文字情報から自動読み取り書類の種類（請求書・領収書・見積書・納品書・注文書など）、日付（西暦・和暦・R8.9.1 形式）、金額（ご請求金額・合計・税込を優先）、取引先（御中・様の宛名は除外）、登録番号（T＋13桁）を読み取ります。

ファイル名のルールを選ぶ「1 ファイル名のルール」で並び（日付_取引先_金額／日付_金額_取引先／取引先_日付_金額）、日付の形（20260916・2026-09-16・2026年9月16日）、金額の形、区切り文字を選ぶと右の表に即反映されます。

先頭・末尾の付加「書類の種類を先頭に（請求書_…）」「連番を先頭に（001_…）」「元のファイル名を末尾に残す」をチェックで加えられます。

読み取り結果の表で修正「読み取り結果と新しいファイル名」の表でセルを直接書き換えられます。取引先は候補から選べ、「自社名」に入れた名称は候補から自動で除外されます。

ZIP かフォルダ内で直接リネーム「新しい名前で ZIP にまとめてダウンロード」か、Chrome／Edge で「フォルダを選ぶ」から読み込んだ場合は「選んだフォルダの中で直接リネーム」ができます。

索引簿の CSV・Excel コピー連番・取引年月日・取引金額・取引先・書類種別・ファイル名・元ファイル名・登録番号の索引簿を「索引簿を CSV で保存」「索引簿を Excel 用にコピー」で出せます。

読み取った文字の確認「読み取った文字を表示（確認用）」で PDF から取り出したテキストを見て、読み取りの根拠を確かめられます。

使い方の流れ

手順は 5 つ。実際のボタン名・入力欄の名前で書いています。

電帳法ファイル名＆索引簿メーカー

画面はイメージです。実際のボタン名で手順を再現しています

1
PDF を入れる請求書・領収書の PDF をまとめてドロップするか「PDF を選ぶ」。Chrome／Edge なら「フォルダを選ぶ（直接リネーム）」でフォルダごと読み込めます。「サンプルで試す」でも確認できます。
2
ルールと自社名を設定する「1 ファイル名のルール」で並び・日付・金額・区切りを選び、「自社名（取引先の候補から除外）」に自社の名称を入れます。例のファイル名が画面に出ます。
3
表で確認・修正する「読み取り結果と新しいファイル名」で日付・金額・取引先を確認し、違っていればセルを直接書き換えます。文字情報のないスキャン PDF は手入力します。
4
書き出す「2 書き出し」で「新しい名前で ZIP にまとめてダウンロード」か「選んだフォルダの中で直接リネーム」を押します。
5
索引簿を残す「索引簿を CSV で保存」か「索引簿を Excel 用にコピー」で既存の管理表に貼り付けます。

こんな場面で効きます

場面 → 操作 → 手に入るもの。

場面月末に協力会社から届いた請求書 PDF が20通たまっているとき操作20通をまとめてドロップし、日付_取引先_金額・20260916 形式を選んで表を確認し、ZIP でダウンロードする。結果統一された名前の PDF と索引簿 CSV が一度にでき、保存フォルダに入れるだけで検索要件に沿った形になります。

場面保存済みフォルダのファイル名を税理士の指示でそろえ直すとき操作Chrome で「フォルダを選ぶ」から対象フォルダを読み込み、ルールを設定して「選んだフォルダの中で直接リネーム」する。結果ダウンロードや移動なしにフォルダ内の名前が置き換わり、「元のファイル名を末尾に残す」にしておけば元の名前も追えます。

場面領収書の中に文字情報のないスキャン PDF が混ざっているとき操作読み取れなかった行の日付・金額・取引先を表に手入力し、ほかの行と一緒に書き出す。結果手入力分も同じルールのファイル名と索引簿に入り、紙とデータが混在する月でも一覧が揃います。

コツ・注意点

使う前に知っておくと迷わないこと。

!読み取りは PDF の文字情報から行うため、紙をスキャンしただけの PDF は種別・日付・金額・取引先が手入力になります。表で直接編集できます。

!電帳法の検索要件は取引年月日・取引金額・取引先で検索できることを求めており、ファイル名に3項目を入れる方法と索引簿を作る方法のどちらも認められています。具体的な運用は所轄税務署や税理士に確認してください。

!金額は「ご請求金額」「合計」「税込」を優先して拾います。複数の金額が載る書類では表で確認してから書き出すと安心です。

!PDF の中身は端末内だけで処理され、サーバーには送信されません。設定（自社名・命名ルール）だけがブラウザに記憶されます。

よくある質問

取引先に自社名が入ってしまうときは: 「自社名（取引先の候補から除外）」に自社の名称を入れると候補から外れます。御中・様の付く宛名も自動で除外されます。
直接リネームはどのブラウザで使えますか: 「フォルダを選ぶ（直接リネーム）」は Chrome／Edge で使えます。ほかのブラウザでは PDF をドロップして ZIP でダウンロードしてください。
索引簿にはどんな列が入りますか: 連番・取引年月日・取引金額・取引先・書類種別・ファイル名・元ファイル名・登録番号です。CSV 保存か Excel 用コピーで既存の管理表に貼れます。