現場を記録する

電話受付メモ（伝言メモ）

受話器を持ったまま、片手のマウスだけで伝言メモが仕上がる

0円登録不要

端末内ファイルは外に出ない

スマホ可現場で開ける

電話を受けながらメモを取ると、会社名や折り返し番号を書き漏らしたり、あとで自分の字が読めなかったりします。誰あての伝言が残っているかも分かりにくいものです。このツールは「📞 新しい電話」を押すと時刻が入り、① 誰から ② 誰に ③ 用件をボタンで押していくだけで紙の伝言メモと同じ形のメモと、チャットやメールに貼れる文面ができあがります。

こんな人に向いています

自分の仕事に当てはまるか、まずここから。

事務所で電話番をしながら、外出中の担当者あての伝言を正確に残したい事務担当者

現場から戻って自分あての未対応の電話をまとめて確認したい施工管理者・営業担当者

受話器を持ったままキーボードが使えず、名前や番号をあとから思い出せなくなりがちな方

このツールでできること

画面にある機能を、できることの順に。

受けた時刻と通話時間を自動記録「📞 新しい電話」で時刻が自動で入り、通話時間を表示します。途中でもう1本かかってきたら、もう一度押すだけで書きかけは「作成中」に残ります。

① 誰からをボタンでよくかかってくる会社が回数順に並び、押すと担当者のボタンが出ます。折り返し番号は登録済みの会社・携帯・直通から自動で入り、初めての番号は画面のテンキーで入れます。

50音パッドで名前を入れる「✎ 会社名を 50音で」「✎ お名前を 50音で」で画面下に50音キーが出ます。読みの頭（例：サ）を押すと登録済みの人やよくある名字（約140）が候補に並びます。

② 誰にと不在の理由社内の人（複数可）・部署あて・どなたでもから選び、外出中・会議中・現場などの不在理由と受けた人も押して選べます。

③ 用件を区分で電話ありました／折り返しください／また電話あり／伝言あり／連絡のみ／来訪の予定の区分と、見積・工事・日程などの件名、至急・今日中・明日まで、時間帯、よく使うひとことを押すだけで入ります。

コピー・メール・印刷で受け渡し「コピー」でTeams・LINE WORKS・Slackに貼れる文面、「メールを作る」で宛先あてのメール（件名・本文入り）、「印刷」でA4に4枚の伝言メモが作れます。

履歴と受付簿未対応／対応済み、宛先ごとの未対応件数、検索ができます。「✓ 対応済みにする」で片付け、「直す」で修正。受付簿の印刷・Excelへのコピー・CSVにも対応します。

使い方の流れ

手順は 4 つ。実際のボタン名・入力欄の名前で書いています。

電話受付メモ（伝言メモ）

画面はイメージです。実際のボタン名で手順を再現しています

1
社内の名前を登録する最初に「相手・社内」タブで社内のメンバー（名前・部署・メール）を登録します。1行に1人を貼り付けるだけで取り込めます。試すなら「サンプルで試す」で架空の会社と社員が入ります。
2
電話が鳴ったら新しい電話「📞 新しい電話」を押し、話を聞きながら ① 会社 → お名前、② 宛先、③ 用件の順にボタンを押します。初めての相手は50音のキーで片手で入れられます。
3
保存して渡す電話を切ったら伝言メモを確かめて「✓ 保存」。「コピー」でチャットに貼るか、「メールを作る」「印刷」で宛先の人へ渡します。メモ欄は切ったあとに打っても大丈夫です。
4
宛先の人が片付ける宛先の人は「履歴」で自分あての未対応を確かめ、折り返したら「✓ 対応済みにする」を押します。

こんな場面で効きます

場面 → 操作 → 手に入るもの。

場面担当者が全員現場に出ている午前中の事務所操作かかってきた電話ごとに「📞 新しい電話」を押し、会社・名前・宛先・用件をボタンで記録して「✓ 保存」、「コピー」でチャットに貼ります。結果折り返し番号と時刻つきの伝言が担当者のチャットに届き、聞き直しがなくなります。

場面初めての会社から見積の問合せが入ったとき操作「✎ 会社名を 50音で」で読みの頭を押して候補から選び、「株式会社○○」「＋建設」のボタンで仕上げ、番号はテンキーで入れます。結果キーボードを触らずに会社名と番号が残り、次回からは頭の1文字で候補に出ます。

場面現場から戻った夕方、自分あての電話を確認するとき操作「履歴」で自分あての未対応の件数を見て、折り返したら「✓ 対応済みにする」。月末に受付簿を印刷またはCSVに残します。結果誰に何件の未対応が残っているかが一目で分かり、折り返し漏れがなくなります。

コツ・注意点

使う前に知っておくと迷わないこと。

!メモ・電話帳・社内の名前はこの端末のブラウザ内だけに保存され、サーバーには送られません。ほかの人と共有するときはコピーした文面やメール・印刷で渡してください。

!ブラウザの閲覧データを消すとメモも消えます。大事な履歴はCSVや「相手・社内」タブの「すべて書き出し」で残し、別の端末には「読み込み」で移せます。

!相手の会社・電話番号・担当者・携帯はExcelの名簿をコピーして貼り付けるだけでまとめて取り込めます（見出しや中身から列を判断）。

!スマホでは画面の下に「新しい・保存・コピー・メモ」のボタンが出ます。画面が狭いときは「別タブで全画面で開く」が使えます。

よくある質問

相手の名前を聞き取れなかったときは: ① 誰からで「伺えず」を選べます。会社がない個人の方は「会社なし（個人）」を選びます。メモ欄は電話を切ったあとに打っても構いません。
紙の伝言メモとして印刷できますか: 「印刷」でA4に4枚の伝言メモの形で印刷できます。チャットに貼る文面は「コピー」、メールは「メールを作る」で件名・本文入りのメールが作れます。
よくかかってくる相手は毎回入力が必要ですか: 保存したメモの相手と電話番号は自動で覚え、回数の多い順にボタンで並びます。入れた読みも覚えるので、次からは頭の1文字で候補に出てきます。